BERKOMUNIKASI LEWAT TELEPON

Telepon (Telephone)

Menurut PT Telkom telepon adalah suatu sistem telekomunikasi yang diadakan untuk meneruskan berita dengan percakapan.
Telepon merupakan salah satu jenis jasa telekomunikasi di samping telegraph(faksimili,telegram, telex).

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun,tata pergaulan dalam   bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

Etika bertelepon harus diperhatikan secara khusus, antara lain:

1.      Sebaiknya menggunakan bahasa yang resmi, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon

2.      Tidak  berbicara dengan orang lain selama berbicara di telepon

3.      Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen

4.      Berbicara tidak terlalu banyak basa basi

5.      Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi memebentak

6.      Janganlah berbicara dengan nada memerintah

7.      Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya terdengar bunyi musik

8.      Tidak mentransfer  berkali-kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru

9.      Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah

10.  Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

1. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.
1. Berikan respon secara tepat dan lugas.
2. Berbicar sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
3. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara.

4.      Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

a.       Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera mengangkat. Telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.

b.      Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.

c.       Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya : “Selamat pagi, PT Mahakam Trade”. Hindari penggunaan kata “Halo”.

d.      Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian

e.       Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.

f.       Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.

g.      Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5.      Cara menggunakan telepon yang baik

1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
2. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
3. Ucapkan salam.
4. Tanyakan identitas penelepon.
5. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
6. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
7. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
8. Akhiri pembicaraan dengan salam.
9. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

 

                                                                                                  

1. Suara terlalu keras.
2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.
6. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
7. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

Etiket Menelepon yang perlu diperhatikan oleh sekretaris, yaitu :

1.      Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon

2.      Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal kentara dalam pembicaraan telepon Anda

3.      Suara Anda mewakili suara pimpinan , sikap Anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan Anda.

4.      Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau Anda yakin pengamanannya sempurna

5.      Pembicaraan telepon jangan keras, nanti menggangu rekan kerja Anda. Tapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon untuk bergunjing.

6.      Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya

7.      Diwaktu menelpon jangan berbicara dengan orang ketiga

8.      Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi siapa yang pun yang ikut mendengar.

9.      Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya “mengerjakan” menjadi “ngerjakan.

10.  Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.

11.  Pakailah nama pembicara : “Selamat pagi, Bapak Falah …”

12.  Bertanya yang baik: “Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara ?”, jangan :”ini siapa?”.

13.  Jika pimpinan tidak ada anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu)

14.  Kita menjanjikan pimpinan akan menelpon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan memungkinkan

15.  Jangan berkata :”tunggu sebentar”, atau “tunggu” sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menelpon kembali.

16.  Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia. “Selamat pagi Pak Falah, terima kasih” atau “Senang berbicara dengan Bapak, terima kasih”. Tunggu pembicara mengucapkan “sampai bertemu lagi” lalu letakkan telepon perlahan-lahan.

Membuat janji temu melalui telepon

Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan “Lembar Pesan Telepon /Tamu”. Hal-hal yang perlu dilakukan yaitu :

Ø  mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan,dan tempat janji temu

Ø  setelah mengisi “Lembar Pesan Telepon/Tamu”, sekretaris harus meletakkannya ditempat yang langsung dapat dilihat oleh pimpinan

Ø  apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada sipenelepon

Ø  Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian tersebut pada tanggalan meja (desk calender) pimpinan dan
tanggalan meja sekretaris. Hal yang perlu dicatat pada desk calender,yaitu :
a.nama tamu
b.nama kantor/perusahaan
c.masalah yang akan dibicarakan
d.tempat/tempat dimana pertemuan akan berlangsung

Ø  Hendaknya sebelum mengisi Lembar Pesan Telpon/tamu, sekretaris harus melatih kebisaan mencata semua pesan dalam Block Note.